Aby tytuły były zawsze widoczne, podziel arkusz, blokując tytuły w ich własnym okienku. Zablokowane okienko tytułu pozostanie na swoim miejscu podczas przewijania pozostałej części arkusza.

Okienka blokuje się, zaznaczając wybrany obszar arkusza (nauczysz się tego w następnej sekcji), a następnie klikając polecenie Zablokuj okienka w menu Okno.

Efekt tej czynności można zobaczyć na ilustracji. Tytuły, oddzielone poziomą linią od danych arkusza, są widoczne nad wierszem nr 10.

Blokować można nie tylko tytuły kolumn, ale również tytuły wierszy. Można również zablokować tytuły kolumn i wierszy jednocześnie.

Oto tajemnica sukcesu: aby zablokować tytuły, nie zaznaczaj samych tytułów. Aby zablokować:

• Tytuły kolumn    Zaznacz pierwszy wiersz poniżej tytułów.
• Tytuły wierszy    Zaznacz pierwszą kolumnę po prawej stronie (na przykład po to, aby nazwiska dostawców były widoczne podczas przewijania arkusza).
• Tytuły kolumn i tytuły wierszy    Kliknij komórkę znajdującą się jednocześnie poniżej tytułów kolumn i po prawej stronie tytułów wierszy.

Jeśli nie uda Ci się za pierwszym razem, możesz łatwo odblokować okienka i ponowić próbę. Po prostu kliknij polecenie Odblokuj okienka w menu Okno.

Porada    Okienka można blokować w dowolnym miejscu arkusza, nie tylko poniżej pierwszego wiersza lub po prawej stronie pierwszej kolumny. Na przykład jeśli chcesz, aby informacje z trzech pierwszych wierszy były widoczne podczas przewijania, zaznacz czwarty wiersz i zablokuj okienka.

Wszystko, co musisz zrobić, to... czekać; suma jest już wyświetlona na pasku stanu w dolnej części okna: Suma=235,35 zł.

Po zaznaczeniu liczb program Excel automatycznie sumuje je i wyświetla sumę na pasku stanu.

Porada    Zaznaczane liczby nie muszą znajdować się w jednym wierszu lub kolumnie. Można sumować liczby z dowolnych miejsc arkusza, naciskając klawisz CTRL, a następnie zaznaczając kolejne liczby.

Chcesz uzyskać średnią? Zaznacz liczby, kliknij prawym przyciskiem myszy pasek stanu, a następnie kliknij pozycję Średnia w menu skrótów — zostanie wyświetlona średnia arytmetyczna. Odpowiedź na pasku stanu (suma) zmienia się na Średnia=39,23 zł.

Jeśli chcesz jeszcze więcej, po prostu kliknij jedną z pozostałych pozycji w menu skrótów, na przykład Maksimum lub Minimum; umożliwiają one znalezienie maksymalnej lub minimalnej wartości w zaznaczonym zakresie.

Załóżmy, że po raz kolejny wpisujesz nazwy pierwszych sześciu miesięcy. Dopiero tym razem wykonasz to w łatwy sposób.

• Wpisz „Styczeń”, aby dać znać programowi Excel o swoich zamiarach.
• Zaznacz komórkę z tekstem „Styczeń”, a następnie umieść wskaźnik myszy nad prawym dolnym rogiem komórki i poczekaj, aż pojawi się czarny znak plus (+).
• Przeciągnij uchwyt wypełniania nad zakresem, który chcesz wypełnić. Podczas przeciągania etykietka ekranowa będzie informować, jakim tekstem będą wypełnione kolejne komórki.
• Zwolnij przycisk myszy, aby wypełnić komórki serią danych.

Porady   

• W przypadku pewnych list, aby określić model wypełniania, konieczne jest podanie dwóch wpisów. Na przykład, aby uzupełnić serię liczb takich, jak 3, 6, 9, wpisz dwie pierwsze liczby, zaznacz obie komórki, a następnie przeciągnij uchwyt wypełniania.
• Można również przeciągać w górę lub w lewo, tak samo jak w dół lub w prawo.
• Za każdym razem, gdy będzie konieczne wpisanie takiego samego wyrazu wiele razy, na przykład Zakończono w 10 kolejnych wierszach, po prostu wpisz go w jednej komórce, a następnie przeciągnij uchwyt wypełniania w dół lub wzdłuż kolumn, aby wprowadzić ten sam tekst bez konieczności wpisywania go ręcznie.

Program Excel zawiera wiele rodzajów list, które można uzupełniać za pomocą uchwytu wypełniania: 1, 2, 3; Pn, Wt; 9:00, 10:00; Kwartał 1, Kwartał 2 lub sty, lut.

Jednak program Excel może również uzupełniać listy niestandardowe utworzone przez użytkownika, takie jak lista pracowników Twojej firmy.

Wprowadź nazwiska pracowników, zaznacz je, wybierz kartę Listy niestandardowe w oknie dialogowym Opcje (Narzędzia/Opcje), a następnie kliknij przycisk Importuj.

Następnym razem, gdy będzie konieczne utworzenie listy, wpisz pierwsze nazwisko, a następnie użyj uchwytu wypełniania, aby uzupełnić listę.

Porada    Jeśli lista jest niedostępna do zaimportowania, możesz wpisać ją bezpośrednio w oknie dialogowym Listy niestandardowe. Podczas tworzenia jej nie zapomnij o naciskaniu klawisza ENTER po każdym wpisie. Możesz również podać wpisy w jednym wierszu, oddzielając każdy z nich przecinkiem.

Załóżmy, że chcesz, aby przypadki sprzedaży książek poniżej 15 egzemplarzy były sformatowane czerwoną, pogrubioną czcionką, tak aby sprzedaż poniżej oczekiwań była naprawdę łatwa do zauważenia. Prawdopodobnie wskazanie sprzedaży poniżej 15 egzemplarzy nie sprawia trudności, ale wyobraź sobie arkusz z mnóstwem wierszy, w przypadku którego wyodrębnienie innych przypadków wpisów mniejszych niż 15 byłoby bardzo uciążliwe.

Rozpocznij od zaznaczenia kolumny C (zawierającej liczby sprzedanych książek) i kliknięcia polecenia Formatowanie warunkowe w menu Format.

Ponieważ okno dialogowe Formatowanie warunkowe umożliwia definiowanie wielu kombinacji warunków, jest dość dużym oknem z wręcz onieśmielającą liczbą pól i przycisków. Jednak gdy już będziesz wiedzieć, na które pola i przyciski zwrócić szczególną uwagę, poruszanie się po nim będzie bardzo łatwe.

• W pierwszej kolejności wybierz warunki wartości komórki, aby zdefiniować formatowanie warunkowe. Zaznacz pozycję mniejsza niż i wpisz liczbę 15.
• Następnie kliknij przycisk Formatuj, aby wybrać czerwony, pogrubiony format czcionki dla wartości mniejszych niż 15.

Teraz program Excel wie, że warunkiem determinującym czerwony, pogrubiony format czcionki jest wystąpienie w kolumnie C wartości mniejszej niż 15. Widzisz? Po prostu bułka z masłem.

Uwaga    Dla pojedynczej komórki lub danego zakresu komórek można zdefiniować maksymalnie trzy warunki.

Oto czerwona, pogrubiona czcionka wyróżniająca każdą liczbę mniejszą niż 15.

Dobre lub złe informacje, rosnące lub malejące wyniki sprzedaży, a także inne dane, które powinny być zauważone, można wyróżnić, zwracając uwagę na wartości komórki za pomocą formatowania warunkowego. Dzięki temu będziesz wiedzieć, czy należy pogratulować pracownikowi dobrych wyników czy też podjąć kroki zmierzające do odwrócenia niezadowalających osiągnięć.